Ausschreibung

Publikationsdatum Simap: 25.08.2021

1. Auftraggeber

1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers

Bedarfsstelle/Vergabestelle: Direktion für Finanzen, Personal und Informatik, Finanzverwaltung
Beschaffungsstelle/Organisator: Fachstelle Beschaffungswesen Stadt Bern,  zu Hdn. von Marietta Weibel, Bundesgasse 33,  3011  Bern,  Schweiz,  Telefon:  031 321 73 14,  E-Mail:  beschaffungswesen@bern.ch,  URL www.bern.ch/wirtschaft/beschaffung

1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken

Fachstelle Beschaffungswesen Stadt Bern, Bundesgasse 33,  3011  Bern,  Schweiz,  Telefon:  031 321 73 14,  E-Mail:  beschaffungswesen@bern.ch

1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen

08.09.2021

Bemerkungen: Fragerunde: Fragen sind innerhalb dieser Frist auf www.simap.ch einzureichen; die Beantwortung der anonymisierten Fragen erfolgt am 15.09.2021 auf www.simap.ch.

1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes

Datum: 05.10.2021, Spezifische Fristen und Formvorschriften:  Die Angebote sind innerhalb dieser Frist bei der Fachstelle Beschaffungswesen einzureichen (A-Post, Stempel einer offiziellen Poststelle, firmeneigene Frankiermaschinen werden nicht anerkannt). Die Offerten sind im verschlossenen Kuvert mit der Aufschrift "FISBE - Software Finanzplanung Stadt Bern Los XY / Eingabefrist: 05.10.2021 " und "Bitte nicht öffnen" einzureichen.

1.5 Datum der Offertöffnung:

08.10.2021

1.6 Art des Auftraggebers

Gemeinde/Stadt

1.7 Verfahrensart

Offenes Verfahren

1.8 Auftragsart

Dienstleistungsauftrag

1.9 Staatsvertragsbereich

Ja

2. Beschaffungsobjekt

2.1 Dienstleistungskategorie CPC:

[7] Datenverarbeitung und verbundene Tätigkeiten

2.2 Projekttitel der Beschaffung

Projekt FISBE - Software für die finanzielle Steuerung und Berichterstattung Stadt Bern

2.4 Aufteilung in Lose?

Ja
Angebote sind möglich für:  alle Lose

Los-Nr: 1

CPV:	48614000 - Datenerfassungssystem,
	48812000 - Finanzdatensysteme,
	48442000 - Finanzsystemsoftwarepaket

Kurze Beschreibung: Erfassung, Auswertung, Analyse Finanzplanung AFP, Budget, Forecast, Rechnung Abweichungen, Hilfsmittel, Controlling mit Excel Exportmöglichkeit Zeitpunkt der Lieferung: 01.01.2023 Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems: Beginn: 01.04.2022, Ende: 01.01.2023 Dieser Auftrag kann verlängert werden: Nein Optionen: Nein Zuschlagskriterien: Kosten  Gewichtung 30 %  Funktionale und fachliche Anforderungen  Gewichtung 20 %  Lösungskonzept  Gewichtung 15 %  Referenzen bisherige Projekte  Gewichtung 10 %  Profil Projektleiter/in  Gewichtung 10 %  Anbieterpräsentation  Gewichtung 15 %

Los-Nr: 2

CPV:	48614000 - Datenerfassungssystem,
	48812000 - Finanzdatensysteme,
	48442000 - Finanzsystemsoftwarepaket

Kurze Beschreibung: Berichterstattung AFP/Budget, Jahresbericht, Statusbericht (unterjähriger Forecast) PDF-Aufbereitung, webfähig, E-Books Zeitpunkt der Lieferung: 01.01.2023 Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems: Beginn: 01.04.2022, Ende: 01.01.2023 Dieser Auftrag kann verlängert werden: Nein Optionen: Nein Zuschlagskriterien: Kosten  Gewichtung 30 %  Funktionale und fachliche Anforderungen  Gewichtung 20 %  Lösungskonzept  Gewichtung 15 %  Referenzen bisherige Projekte  Gewichtung 10 %  Profil Projektleiter/in  Gewichtung 10 %  Anbieterpräsentation  Gewichtung 15 %

2.5 Gemeinschaftsvokabular

CPV:	48614000 - Datenerfassungssystem,
	48812000 - Finanzdatensysteme,
	48442000 - Finanzsystemsoftwarepaket

2.6 Gegenstand und Umfang des Auftrags

Mit dieser Ausschreibung werden Unternehmen oder Bietergemeinschaften gesucht, die per Januar 2023 eine neue Standard Softwarelösung für die Aufgaben- und Finanzplanung und/oder die externe Berichterstattung der Stadt Bern einführen können.
Inhalt dieser Ausschreibung ist die Einführung eines in SAP S/4HANA integrierbaren Tools für die finanzielle und inhaltliche Aufgaben- und Finanzplanung sämtlicher Dienststellen (Anzahl: 46) der Stadt Bern.
Für die externe Berichterstattung benötigt die Stadt Bern ein Tool, welches die dafür nötigen finanziellen Informationen direkt aus SAP S/4HANA bzw. einer daraus gespeisten Datenbank in eine vordefinierte Berichtsstruktur bezieht und gleichzeitig professionelle Möglichkeiten für die Gestaltung der Berichte zur Verfügung stellt (Grafiken, Desktop-Publishing für Web- und Druckversion).

2.7 Ort der Dienstleistungserbringung

Bundesgasse 33, 3011 Bern

2.11 Werden Varianten zugelassen?

Nein

2.12 Werden Teilangebote zugelassen?

Nein

3. Bedingungen

3.1 Generelle Teilnahmebedingungen

Anbieterinnen und Anbieter gelten als teilnahmeberechtigt, sofern keine Ausschlussgründe nach Art. 24 ÖBV vorliegen, u. a. sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
Das Angebotsformular muss vollständig ausgefüllt, datiert und unterzeichnet sein. Dem Angebot ist die ausgefüllte Selbstdeklaration samt Nachweisen beizulegen:
- Einhaltung der Gesamtarbeitsverträge oder bei deren Fehlen Gewährung von orts- und branchenüblichen Arbeitsbedingungen (Leistungsortsprinzip).
- Erfüllung der Pflichten gegenüber der öffentlichen Hand, der Sozialversicherungen sowie den Arbeitnehmenden.
- Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann.

Bestehen zwischen der Stadt Bern und dem Anbieter Forderungen aus vertraglichen oder ausservertraglichen Verpflichtungen, über deren Erledigung noch keine Einigung erzielt worden ist, kann die Stadt Bern den Anbieter vom Verfahren ausschliessen.

3.5 Bietergemeinschaft

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Federführung ist anzugeben.

3.6 Subunternehmer

Subunternehmen sind nicht zugelassen.

3.7 Eignungskriterien

aufgrund der nachstehenden Kriterien:
- Der Anbieter verfügt über nachweisbare, erfolgreiche Erfahrung in zwei Projekten ähnlicher Grössenordnung und Komplexität in den letzten drei Jahren.

- Sämtliche Mussanforderungen gemäss dem Anforderungskatalog sind erfüllt.

- Der Anbieter reicht ein qualitativ hochwertiges Lösungskonzept ein und hält eine aufschlussreiche Präsentation.

- Der Anbieter akzeptiert einen Garantie-Rückbehalt von 10% der Projektkosten mit Zahlungsfälligkeit 60 Tage nach erfolgreicher Schlussabnahme.

- Der Anbieter ist ressourcentechnisch in der Lage, die Lösung per 1. Januar 2023 einzuführen unter der Voraussetzung der Kreditgenehmigung durch das kreditkompetente Organ der Stadt Bern.

- Anerkennung der AGB der SIK.

- Die angebotene Lösung (Cloud oder On-Premises) ist kompatibel zur städtischen ICT-Infrastruktur (z.B. Windows 10 als Client-Betriebssystem).

Alle Eignungskriterien müssen erfüllt werden.

3.8 Geforderte Nachweise

aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Alle notwendigen Angaben, Unterlagen resp. Nachweise zu den Eignungskriterien.

Art. 20 ÖBV:
- Selbstdeklaration mit den verlangten Nachweisen
- detaillierter Betreibungsregisterauszug
- Bestätigung der Steuerbehörden (MWSt, Staats-, Gemeinde- und Bundessteuern)
- Bestätigung der Ausgleichskassen (AHV, IV, EO, ALV)
- Bestätigung der Pensionskasse (BV-Beiträge)
- Bestätigung der SUVA resp. BU/NBU
- Bestätigung Krankentaggeldversicherung (KTV) sofern in GAV vorgeschrieben
- Bestätigung der paritätischen Berufskommission bez. Einhaltung GAV (bei Branchen ohne GAV Bestätigung der Revisionsstelle bez. Orts- und Branchenüblichkeit sowie Lohngleichheit zwischen Mann und Frau)

Die Belege müssen von den Auskunftsstellen (Gemeinden, Kanton, Verbänden, Kassen usw.) unterzeichnet sein, dürfen nicht älter als ein Jahr sein und haben auszuweisen, dass alle fälligen Prämien bezahlt sind.

Da die Nachweise ab Ausstelldatum ein Jahr lang gültig sind und durch die Fachstelle Beschaffungswesen registriert werden, müssen die Nachweise nur einmal jährlich eingereicht werden. Den Firmen wird empfohlen, alle Nachweise zeitgleich bei den Auskunftsstellen zu bestellen.

Bei Bietergemeinschaften haben alle Beteiligten eine Selbstdeklaration auszufüllen und zu unterschreiben sowie die Nachweise zu erbringen.

Anbietende mit Geschäftssitz ausserhalb der Schweiz legen analoge Bestätigungen aus ihrem Land bei.

Zu den geltenden Arbeitsbestimmungen erteilen die beco (Berner Wirtschaft), Laupenstr. 22, 3011 Bern oder die paritätischen Berufskommissionen Auskunft.

3.9 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen

Kosten: Keine

3.10 Sprachen

Sprachen für Angebote: Deutsch

Sprache des Verfahrens: Deutsch

3.11 Gültigkeit des Angebotes

10 Monate ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote

3.12 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen

unter www.simap.ch
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab: 25.08.2021  bis  05.10.2021
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Deutsch

3.13 Durchführung eines Dialogs

Nein

4. Andere Informationen

4.2 Geschäftsbedingungen

Es sind Netto-Offerten einzureichen. Skontoabzüge sind nicht zulässig, diese sind direkt in die Rabatte zu inkludieren. Nicht fristgerecht oder unvollständig eingereichte Angebote werden vom Wettbewerb ausgeschlossen. Offerten mit Preisabsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Zuschlag erfolgt auf Grund des Angebots.

4.4 Grundsätzliche Anforderungen

Die Auftraggeberin vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbieterinnen und Anbieter, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.

Die Stadt Bern behält sich vor, die Einhaltung der Arbeitsbedingungen, der Arbeitsschutzbestimmung sowie der Lohngleichheit von Frau und Mann kontrollieren zu lassen (Art. 35 ÖBV). Die Anbieterin ist verpflichtet, die für die Kontrolle notwendigen Daten kostenlos zur Verfügung zu stellen. Bei Verletzungen der Lohngleichheit von Frau und Mann kann der Anbieterin unter Anordnung von Massnahmen um Unterlassungsfall eine Frist gesetzt werden, bis zu der die Einhaltung der Lohngleichheit nachgewiesen werden muss. Bei Verletzung der Vergabebestimmung kann die Auftraggeberin die Zuschlagsverfügung widerrufen. In schwerwiegenden Fällen kann die Auftraggeberin die Zuschlagsempfängerin für eine Dauer von bis zu fünf Jahren von ihren künftigen Vergabeverfahren ausschliessen (Art. 8 ÖBG).

4.6 Sonstige Angaben

1. Bewertungsmatrix zu Kapitel 2.4 resp 2.10 Zuschlagskriterien:
Jedes Kriterium wird mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Die Gesamtnote beträgt max. 5 Punkte und ist zusammengesetzt aus der prozentualen Gewichtung der Kriterien / Unterkriterien. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Summe der gewichteten Bewertung (Nutzwert).

Die Bewertung der weiteren Kriterien nebst dem Preis wird detailliert im Pflichtenheft dargestellt. Es ist zwingend dem Pflichtenheft zu entnehmen!

Das preisgünstigste Angebot erhält 5 Punkte. Pro 1% Mehrkosten werden 0,05 Punkte abgezogen (lineare Bewertung). Beim Preis sind Minuspunkte möglich. (Deckt eine 100%-Bandbreite der zu erwartenden Preise ab.)

2. Auftragsart gemäss Kapitel 0.2:
Das System erlaubt nur eine Auftragsart auszuwählen. Es handelt sicher hierbei sowohl um einen Dienstleistungs- sowie einen Lieferauftrag.

3. Termin gemäss Kapitel 1.5:
Der Termin ist nicht verbindlich.

4. Laufzeit Vertrag:
Die Vertragslaufzeit ist nicht verbindlich.

5. Zustelldomizil
Alle Anbietenden mit Sitz im Ausland haben ein Zustelldomizil in der Schweiz anzugeben, an welches Verfügungen im Rahmen dieses Vergabeverfahrens per Briefpost zugestellt werden können. Die Auftraggeberin behält sich andernfalls vor, von der formellen Zustellung abzusehen und den Zuschlag nur brieflich mitzuteilen.

Vorbehalt: Eine Auftragserteilung erfolgt vorbehältlich der Erteilung der Kreditbewilligung.

4.7 Offizielles Publikationsorgan

www.simap.ch

4.8 Rechtsmittelbelehrung

Diese Ausschreibung kann innert 10 Tagen nach der ersten Publikation mittels Beschwerde beim Regierungsstatthalteramt Bern-Mittelland, Poststrasse 25, 3071 Ostermundigen, angefochten werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen, sie muss einen Antrag, die Angabe von Tatsachen und Beweismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten; greifbare Beweismittel sind beizulegen.

Fachstelle Beschaffungswesen